Begin bij uw printgedrag

Wie af en toe een retourlabel, schooldocument of formulier print, heeft andere noden dan een zelfstandige die elke week facturen en offertes verwerkt. Kijk daarom eerst naar het aantal pagina's per maand, het aandeel kleur en de nood aan scan- of kopieerfuncties.

Voor thuisgebruik is een compacte kleureninkjet vaak een logische keuze. Die print tekst degelijk en kan ook foto's, uitnodigingen of werkbladen in kleur aan. Drukt u maar enkele pagina's per maand af, houd dan rekening met onderhoud: inkt kan bij lang stilstand indrogen. Zet de printer op een bereikbare plaats en druk geregeld een testpagina af om dat risico te beperken.

Voor een thuiskantoor, zelfstandige of kmo met veel tekstdocumenten is een laserprinter meestal interessanter. Laserprinters zijn snel, leveren scherpe letters en kunnen probleemloos langere tijd niet worden gebruikt. Voor facturen, contracten en interne documenten is zwart-witlaser vaak de efficiëntste oplossing. Kleur nodig voor presentaties, folders of offertes? Dan is een kleurenlaser of zakelijke inkjet het overwegen waard.

Een derde categorie zijn printers met hervulbare inkttanks. De aankoopprijs ligt doorgaans hoger, maar de kost per pagina kan sterk dalen wanneer u veel in kleur print. Dat maakt ze aantrekkelijk voor gezinnen met schoolgaande kinderen, verenigingen en kleine kantoren. Wie slechts sporadisch print, verdient die meerprijs niet altijd terug.

Welke draadloze printer past bij uw netwerk?

Draadloos betekent niet automatisch dat elke installatie vanzelf verloopt. De printer moet verbonden worden met uw wifinetwerk, waarna computers en andere geschikte apparaten hem kunnen vinden. Een stabiel signaal op de plek waar de printer staat, is daarbij essentieel. In een woning met dikke muren, een bijgebouw of een druk kantoor kan een zwak wifisignaal de echte oorzaak zijn van afdrukproblemen.

Controleer of de printer werkt op het beschikbare netwerk. Veel recente modellen ondersteunen 2,4 GHz wifi, terwijl sommige ook 5 GHz aankunnen. Het 2,4 GHz-bereik reikt verder en is voor een printer vaak voldoende. Heeft uw router beide frequenties onder dezelfde netwerknaam samengevoegd, dan kan de installatie soms extra aandacht vragen. Dat is geen defect, maar een instelling die u best correct configureert.

Wifi Direct is handig wanneer u rechtstreeks vanaf een laptop wilt printen zonder dat beide toestellen op hetzelfde thuisnetwerk zitten. Voor bezoekers of tijdelijke werkplekken kan dat nuttig zijn. In een kantooromgeving is gewoon printen via het beveiligde bedrijfsnetwerk meestal overzichtelijker. Kies daar een sterk wachtwoord, installeer firmware-updates en verwijder oude gebruikersprofielen wanneer nodig.

Een usb-aansluiting blijft bovendien nuttig als back-up. Bij netwerkproblemen kunt u de printer tijdelijk rechtstreeks met een computer verbinden. Sommige modellen bieden ook ethernet. Voor een vaste printer in een kmo is een kabelverbinding vaak de meest stabiele oplossing, ook al blijft de printer voor andere toestellen draadloos bereikbaar via het netwerk.

Niet alleen printen: de functies die tellen

Een all-in-one combineert printen, scannen en kopiëren. Voor de meeste huishoudens en kleine kantoren is dat praktischer dan drie aparte toestellen. Let vooral op hoe u scant. Een vlakbedscanner is prima voor losse documenten, foto's en pagina's uit een boek. Wie geregeld meerbladige documenten digitaliseert, kiest beter voor een automatische documentinvoer, ook wel ADF genoemd.

Duplex printen is een tweede functie die snel geld en papier bespaart. De printer bedrukt dan automatisch beide zijden van het papier. Bij lange cursussen, handleidingen of administratieve dossiers is dat een merkbaar verschil. Kijk ook naar de papierlade: een kleine invoer is voldoende voor occasioneel thuisgebruik, maar wordt vervelend wanneer u vaak moet bijvullen.

Andere functies verdienen enkel een meerprijs als u ze echt gebruikt. Denk aan randloos foto's printen, een scherm op het toestel, scannen naar e-mail of naar een netwerkmap, en afdrukken vanaf een usb-stick. Laat u dus niet verleiden door een lange specificatielijst. Een snelle, betrouwbare printer met de juiste basisfuncties is waardevoller dan een toestel waarvan u de helft nooit gebruikt.

Handige selectievragen voor u vergelijkt

Beantwoord deze vier vragen voordat u modellen naast elkaar legt:

• Print u vooral tekst, vooral kleur of ook foto's?
• Gaat het om enkele pagina's per maand of om grote volumes?
• Moet u regelmatig meerdere pagina's achter elkaar scannen?
• Staat de printer dicht genoeg bij een betrouwbaar wifisignaal?

Met die antwoorden wordt de keuze tussen inkjet, laser en inkttank doorgaans snel duidelijk.

Kijk verder dan de prijs van het toestel

Een goedkope printer kan duur worden wanneer cartridges weinig pagina's opleveren. Vergelijk daarom altijd de prijs en het verwachte rendement van originele verbruiksartikelen. Fabrikanten vermelden een geschat aantal pagina's bij een standaarddekking. Dat cijfer is nuttig als vergelijkingspunt, maar een document met grote kleurenvlakken, foto's of zware afbeeldingen verbruikt natuurlijk meer inkt of toner.

Controleer ook of er XL-cartridges of toners beschikbaar zijn. Die kosten meer bij aankoop, maar zijn vaak voordeliger per pagina en moeten minder vaak vervangen worden. Voor wie veel print, is het verstandig om meteen na te gaan welke supplies vlot verkrijgbaar zijn. Zo staat uw werk niet stil op het moment dat een cartridge leeg is.

Papierkwaliteit speelt eveneens mee. Standaard kopieerpapier volstaat voor tekstdocumenten, maar voor foto's of presentaties in kleur hebt u papier nodig dat bij de gekozen printtechniek past. Te dik, te vochtig of verkeerd opgeslagen papier kan strepen, vastlopers of minder scherpe afdrukken veroorzaken. Bewaar een geopende pak papier droog en vlak.

Installeren zonder onnodig zoeken

Plaats de printer eerst waar hij praktisch staat én goed wifi ontvangt. Sluit hem aan, plaats de cartridges of vul de tanks volgens de handleiding en voer de eerste uitlijning uit. Gebruik vervolgens de software of installatie-app van de fabrikant op uw computer. Die detecteert de printer doorgaans en begeleidt u door de netwerkconfiguratie.

Lukt de verbinding niet meteen, begin dan niet met willekeurig instellingen te wijzigen. Controleer eerst het wachtwoord van uw wifi, de afstand tot de router en of de printer op de juiste frequentie probeert te verbinden. Herstart daarna printer en router. Bij een nieuw toestel kan een firmware-update ook compatibiliteits- of verbindingsproblemen oplossen.

Installeer de printer vervolgens op elke computer die hem nodig heeft. Test niet alleen een tekstpagina, maar ook scannen en dubbelzijdig printen als u die functies gebruikt. In een klein kantoor is het verstandig om één persoon verantwoordelijk te maken voor de basisinstellingen en de voorraad toner, inkt en papier. Dat voorkomt dat kleine problemen blijven liggen tot er dringend iets geprint moet worden.

Onderhoud houdt de afdrukkwaliteit op peil

Een printer vraagt weinig onderhoud, maar niet helemaal geen onderhoud. Bij inkjetprinters helpt regelmatig gebruik om de printkoppen in goede staat te houden. Ziet u strepen of ontbrekende kleuren, voer dan eerst een spuitmondcontrole uit en pas daarna een reinigingscyclus. Herhaaldelijk reinigen verbruikt inkt, dus gebruik die functie gericht.

Bij laserprinters is stofvrij papier en een correcte plaatsing van de toner belangrijk. Raak onderdelen in de printer niet onnodig aan en vervang een toner pas wanneer de printer dat duidelijk aangeeft. Bewaar cartridges en toners volgens de voorschriften, niet in volle zon of een vochtige ruimte.

Loopt u vast met installatie, slechte afdrukken of een foutmelding, dan is lokale technische ondersteuning vaak sneller dan urenlang zoeken naar een algemene online oplossing. Bij Extrasoft kunt u terecht voor gericht advies over printers, verbruiksartikelen en technische service in Gent.

Een goede printerkeuze is uiteindelijk heel nuchter: koop het toestel dat uw gewone werk vlot uitvoert, waarvan de verbruikskosten voorspelbaar blijven en dat op uw netwerk betrouwbaar werkt. Dan staat de printer klaar wanneer u hem nodig hebt, in plaats van dat hij zelf het volgende klusje wordt.