Eerst dit controleren voordat je begint

Zet de printer dicht genoeg bij je modem of wifi-punt. Tijdens de installatie heeft hij een stabiel signaal nodig. Staat hij in een andere kamer, achter een dikke muur of in een metalen kast? Installeer hem dan tijdelijk dichter bij het wifi-punt. Je kunt hem later verplaatsen en controleren of de verbinding behouden blijft.

Zorg ook dat je de naam van je draadloze netwerk en het bijbehorende wachtwoord kent. Let daarbij op hoofdletters, kleine letters en speciale tekens. Kies niet het gastnetwerk: apparaten op een gastnetwerk mogen vaak niet communiceren met computers of andere apparatuur op je gewone thuis- of kantoornetwerk.

Controleer ten slotte of je printer wifi ondersteunt. Bij sommige oudere of eenvoudige modellen is alleen een usb-aansluiting aanwezig. Dat is geen defect, maar een eigenschap van het toestel. Een netwerkprinter heeft doorgaans een wifi-symbool op het bedieningspaneel, een instellingenmenu of een duidelijke vermelding in de handleiding.

Printer verbinden met wifi via het scherm

Heeft je printer een display? Dan is dit doorgaans de meest directe methode. Open in het menu de instellingen en zoek naar een onderdeel als Netwerk, Draadloos, Wifi-instelling of Installatiewizard. De exacte naam verschilt per merk en model, maar de logica is vrijwel altijd gelijk.

Laat de printer zoeken naar beschikbare netwerken, selecteer de naam van je eigen wifi-netwerk en voer het wachtwoord in. Bevestig de keuze en wacht tot het wifi-lampje brandt of het scherm aangeeft dat de verbinding actief is. Een knipperend lampje betekent vaak dat de printer nog verbinding zoekt. Brandt het lampje constant, dan is de koppeling normaal gesproken geslaagd.

Krijg je de melding dat het wachtwoord fout is? Voer het opnieuw in zonder te gokken. Vooral een nul en de letter O, of een hoofdletter en kleine letter, worden snel verwisseld. Werkt het wachtwoord op je computer wel, maar op de printer niet? Verwijder het opgeslagen netwerk op de printer en start de netwerkwizard opnieuw. Een half afgemaakte installatie blijft soms verkeerde gegevens onthouden.

Let op de wifi-band: 2,4 GHz of 5 GHz

Veel recente routers bieden zowel 2,4 GHz als 5 GHz wifi aan. De 5 GHz-band is doorgaans sneller op korte afstand, maar niet elke printer ondersteunt die frequentie. Vooral oudere printers werken alleen op 2,4 GHz.

Zie je jouw netwerk niet in de lijst op de printer? Kijk dan in de instellingen van je modem of router of er een apart 2,4 GHz-netwerk beschikbaar is. Soms hebben beide frequenties dezelfde netwerknaam. Dat is handig voor computers, maar kan de installatie van bepaalde printers lastiger maken. Een tijdelijk apart netwerk voor 2,4 GHz kan dan uitkomst bieden. Na de installatie kun je de instellingen weer aanpassen, zolang de printer bereikbaar blijft.

Verbinden met WPS: snel, maar niet altijd de beste keuze

Heeft je router een WPS-knop en ondersteunt de printer WPS? Dan kun je vaak zonder wifi-wachtwoord verbinden. Druk eerst op de WPS-knop van de router. Activeer vervolgens binnen ongeveer twee minuten de WPS-functie op de printer. De printer en router wisselen de gegevens automatisch uit.

Deze methode is handig als het bedieningspaneel van de printer klein is en het invoeren van een lang wachtwoord lastig wordt. Toch is WPS niet overal beschikbaar. Sommige routers hebben de functie uitgeschakeld vanwege veiligheidsinstellingen, en bij recente netwerkapparatuur ontbreekt de knop soms volledig. Gebruik in dat geval gewoon de installatiewizard via het scherm of de software van de printerfabrikant.

Installatie vanaf je computer

Bij veel printers gaat de installatie via meegeleverde software of een configuratieprogramma van de fabrikant. Dit programma zoekt de printer op je netwerk, installeert het juiste stuurprogramma en voegt de printer toe aan je computer. Dat is vooral handig bij multifunctionele printers, waarbij je ook de scanner wilt gebruiken.

Installeer altijd het stuurprogramma dat past bij jouw printermodel en besturingssysteem. Een printer kan zichtbaar zijn op het netwerk, maar toch niet correct afdrukken als er een verkeerd of verouderd stuurprogramma is geïnstalleerd. Kies bij voorkeur de volledige software als je alle functies nodig hebt. Voor alleen afdrukken kan een basisdriver voldoende zijn.

Tijdens de installatie kan het programma vragen om de printer tijdelijk met een usb-kabel aan de computer te verbinden. Dat is normaal. De software geeft dan de wifi-gegevens door aan de printer. Zodra de configuratie klaar is, mag je de usb-kabel weer loskoppelen, tenzij je hem ook als reserveverbinding wilt behouden.

Test direct met een afdruk

Stuur na de installatie een testpagina naar de printer. Daarmee controleer je in één keer of de verbinding, het stuurprogramma en de afdrukwachtrij correct werken. Lukt het afdrukken niet, kijk dan eerst of de printer als standaardprinter is ingesteld. Zeker wanneer er nog een oude printer of pdf-printer in de lijst staat, wordt een document soms naar het verkeerde apparaat gestuurd.

Controleer ook of de printer niet op ‘offline’ staat. In de printerinstellingen van je computer kun je die status meestal uitschakelen. Is hij online maar gebeurt er niets? Verwijder vastgelopen opdrachten uit de afdrukwachtrij en probeer opnieuw een eenvoudige testpagina.

Veelvoorkomende problemen en praktische oplossingen

Een printer die eerder probleemloos werkte en plots de wifi kwijt is, hoeft niet meteen kapot te zijn. Na een nieuw modem, een gewijzigd wifi-wachtwoord of een stroomonderbreking moet de printer vaak opnieuw worden gekoppeld. Vergeet daarom het oude netwerk op de printer en voer de installatie opnieuw uit.

Als je computer de printer niet vindt, controleer dan of beide apparaten op hetzelfde netwerk zitten. Een computer op een bekabeld bedrijfsnetwerk en een printer op een apart gastnetwerk kunnen elkaar bijvoorbeeld niet bereiken. In een kleine kantooromgeving is het verstandig printers een vaste plaats in het netwerk te geven. Dat voorkomt dat de verbinding na een herstart van de router verandert.

Blijft de printer de verbinding verliezen, dan is de afstand tot het wifi-punt vaak de oorzaak. Verplaats de printer tijdelijk en test opnieuw. Werkt hij dichterbij wel stabiel, dan is een extra wifi-punt, mesh-systeem of bekabelde netwerkaansluiting een betere structurele oplossing dan telkens opnieuw verbinden. Voor een printer die dagelijks wordt gebruikt, telt betrouwbaarheid zwaarder dan een theoretisch hogere draadloze snelheid.

Een herstart helpt vaker dan verwacht. Schakel de printer volledig uit, haal zo nodig de stekker er kort uit en start hem opnieuw op. Herstart daarna pas de router als andere apparaten eveneens verbindingsproblemen hebben. Reset niet meteen alle netwerkinstellingen van de printer: daarmee verwijder je ook configuraties die misschien nog correct zijn.

Wanneer je beter voor usb of ethernet kiest

Wifi is praktisch, maar niet altijd de meest geschikte oplossing. Print je slechts af en toe vanaf één vaste computer? Dan is usb eenvoudig, snel en ongevoelig voor wifi-storingen. Staat de printer op een vaste plaats in een kantoor en heeft hij een netwerkaansluiting? Dan biedt ethernet de meest stabiele verbinding, zeker bij meerdere gebruikers of grotere printopdrachten.

Voor thuisgebruik is wifi meestal de logische keuze, omdat je vanaf verschillende computers kunt afdrukken zonder kabels door de kamer te trekken. Voor een zelfstandige of kmo hangt de beste keuze af van de plaatsing, het aantal gebruikers en de betrouwbaarheid van het bestaande netwerk. Een goede printer lost weinig op als de wifi-dekking onvoldoende is.

Kom je er ondanks deze stappen niet uit, noteer dan het merk en exacte model van de printer, de foutmelding en wat je al hebt geprobeerd. Met die informatie kan een technische specialist veel sneller gericht helpen. Bij Extrasoft in Gent kun je terecht voor praktisch advies over printers, netwerkapparatuur en een oplossing die ook na de installatie blijft werken.

Neem vooral de tijd om de testpagina af te drukken voordat je de installatie afsluit. Die ene minuut voorkomt dat je pas vlak voor een belangrijke afdruk ontdekt dat de printer wel verbonden lijkt, maar nog niet echt klaarstaat.